Job Description

We are seeking a dynamic and detail-oriented Administrative Assistant to provide comprehensive support to our management team and various departments. The successful candidate will excel in communication, organization, and multitasking while contributing to a positive office environment and being the first point of contact for visitors to our company’s site in Prince Edward Island.

Key Responsibilities:

Meeting and Event Coordination:

• Organize Management Team meetings by preparing agendas, distributing pre-work items, recording minutes, and following up on action items.

• Plan and coordinate site-wide staff meetings, events, and team-building activities, including venue selection, agenda development, booking speakers, and negotiating contracts for catering and entertainment.

• Take a lead role in facilitating events and team-building activities for the Social Committee (PEI Chapter), including organizing charitable and sponsorship events.

• Coordinate all aspects of site visits, including but not limited to accommodations, agendas, meals, and transportation.

Reception and Communication:

• Fulfill reception duties by answering phone calls, greeting visitors, and managing general inquiries.

• Provide support for communication initiatives.

Administrative Support:

• Provide administrative assistance by managing calendars, scheduling appointments, and completing expense reports.

• Maintain and coordinate calendar for the Plant Manager, balancing internal and external demands while ensuring effective time management and availability.

• Coordinate and create presentations as needed, as well as arrange training, meetings, travel, and couriers.

Finance Support:

• Work within the company’s systems to issue purchase orders, reconcile invoices, onboard vendors and provide associated support as required.

Office Management:

• Order office supplies and serve as the primary contact for general office issues and concerns.

• Sort, process, and distribute mail, and photocopy documents as required.

Additional Responsibilities:

• Perform other duties and projects as assigned to support overall team objectives and operational efficiency.

Education Minimum Requirement:

• High school diploma or equivalent; additional qualifications as an administrative assistant or in a related field are an asset.

• Experience in a corporate or business environment is required.

Required Experience and Skills:

• 3-5 years’ experience providing administrative support to several departments.

• Proven organizational and prioritization skills.

• Excellent verbal and written communication and interpersonal skills.

• Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Strong organizational skills with an ability to manage multiple tasks and prioritize effectively.

• Ability to work effectively both independently and as part of a team and provide excellent customer service.

• Work Schedule : 8:00 am to 4:30 pm
  

Other Requirements and Information:

• Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information.

• Must have the flexibility/ability to work evenings and weekends if the business requires it.

• Must have the flexibility/ability to work overtime if the business requires it.

• Experience in SAP & ARIBA systems an asset.

• Ability to lift up to 25lb on occasion (admin materials, paper boxes etc.)

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together. The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another’s thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace.

The Company is required to provide a reasonable estimate of the salary range for this job in certain provinces within Canada. Final determinations with respect to salary will consider a number of factors, which may include, but not be limited to the primary work location and the chosen candidate’s relevant skills, experience, and education. Expected CAD salary range: $54,700.00 - $93,000.00. Available benefits include bonus eligibility, long term incentive if applicable, health care and other insurance benefits (for employee and family), retirement benefits, paid holidays, and vacation.

All candidates are required to have adequate and legal work authorization to work in Canada, prior to applying for posted positions. Only candidates with valid work authorization, not requiring company sponsorship in the course of their employment with our company will be considered in the recruitment process.

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Secondary Language(s) Job Description:

Nous recherchons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) dynamique et orienté(e) vers les détails pour fournir un soutien complet à notre équipe de direction et à divers départements. Le candidat retenu excellera en communication, organisation et multitâche tout en contribuant à un environnement de bureau positif et en étant le premier point de contact pour les visiteurs du site de notre entreprise l’Ile du Prince Édouard.

Responsabilités Clés :

Coordination des Réunions et Événements :

• Organiser les réunions de l'équipe de direction en préparant les ordres du jour, en distribuant les éléments préalables, en enregistrant les procès-verbaux et en suivant les éléments d'action.

• Planifier et coordonner les réunions du personnel à l'échelle du site, les événements et les activités de renforcement d'équipe, y compris la sélection des lieux, le développement des ordres du jour, la réservation de conférenciers et la négociation de contrats pour la restauration et le divertissement.

• Jouer un rôle de leader dans la facilitation des événements et des activités de renforcement d'équipe pour le Comité Social (Chapitre PEI), y compris l'organisation d'événements caritatifs et de parrainage.

• Coordonner tous les aspects des visites de site, y compris, mais sans s'y limiter: hébergement, ordres du jour, repas et transport.

Accueil et Communication:

• Remplir les fonctions d'accueil en répondant aux appels téléphoniques, en accueillant les visiteurs et en gérant les demandes générales.

• Fournir un soutien pour les initiatives de communication.

Soutien Administratif :

• Fournir une assistance administrative en gérant les calendriers, en planifiant des rendez-vous et en complétant les rapports de dépenses.

• Maintenir et coordonner le calendrier du Responsable de l'Usine, en équilibrant les demandes internes et externes tout en assurant une gestion efficace du temps et une disponibilité.

• Coordonner et créer des présentations selon les besoins, ainsi qu’organiser des formations, des réunions, des voyages et des coursiers.

Soutien Financier :

• Travailler avec les systèmes de notre entreprise pour émettre des bons de commande, réconcilier les factures, intégrer les fournisseurs et fournir le soutien associé selon les besoins.

Gestion de Bureau :

• Commander des fournitures de bureau et servir de contact principal pour les problèmes et préoccupations de bureau généraux.

• Trier, traiter et distribuer le courrier, et photocopier des documents selon les besoins.

Responsabilités Supplémentaires :

• Effectuer d'autres tâches et projets assignés pour soutenir les objectifs globaux de l'équipe et l'efficacité opérationnelle.

Exigences Minimales en Matière d'Éducation :

• Diplôme de fin d'études secondaires ou équivalent ; des qualifications supplémentaires en tant qu'assistant(e) administratif(ve) ou dans un domaine connexe sont un plus.

• Une expérience dans un environnement d'entreprise ou commercial est requise.

Expérience et Compétences Requises :

• 3 à 5 ans d'expérience dans le soutien administratif à plusieurs départements. • Compétences organisationnelles et de priorisation avérées.

• Excellentes compétences en communication verbale et écrite ainsi qu'en relations interpersonnelles.

• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs tâches et de prioriser efficacement.

• Capacité à travailler efficacement de manière autonome et en équipe et à fournir un excellent service client.

• Horaire de travail: 8h:00 - 16h:30

Autres Exigences et Informations :

• Capacité à maintenir la confidentialité et à gérer des informations sensibles.

• Doit avoir la flexibilité/la capacité de travailler le soir et le week-end si l'entreprise l'exige.

• Doit avoir la flexibilité/la capacité de faire des heures supplémentaires si l'entreprise l'exige.

• Une expérience dans les systèmes SAP et ARIBA est un atout. • Capacité à soulever jusqu'à 25 lb occasionnellement (matériaux administratifs, boîtes de papier, etc.).

Nous sommes fiers d'être une entreprise qui embrasse la valeur de rassembler des personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide d’innover est de rassembler des gens de diverses opinions dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre en question avec respect les problèmes de réflexion et d’approche de l’un et de l’autre. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous sommes déterminés à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié.

L’entreprise doit fournir une estimation raisonnable de la fourchette de salaire pour ce poste dans certaines provinces du Canada. Les déterminations finales concernant le salaire prendront en compte un certain nombre de facteurs, qui peuvent inclure, mais sans s'y limiter, le lieu de travail principal et les compétences pertinentes, l'expérience et l'éducation du candidat choisi. Échelle salariale attendue en CAD: $54,700.00 $ - $93,000.00. Les avantages disponibles comprennent l'éligibilité aux primes, des incitations à long terme le cas échéant, des avantages en matière de soins de santé et d'autres assurances (pour l'employé et sa famille), des prestations de retraite, des congés payés et des vacances.

Tous les candidats doivent avoir une autorisation de travail adéquate et légale pour travailler au Canada, avant de postuler les postes affichés.

Seuls les candidats disposant d'une autorisation de travail valide, ne nécessitant pas de parrainage de l'entreprise pendant leur emploi dans notre organisation, seront pris en compte dans le processus de recrutement.

Search Firm Representatives Please Read Carefully
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status:

Regular

Relocation:

No relocation

VISA Sponsorship:

No

Travel Requirements:

No Travel Required

Flexible Work Arrangements:

Not Applicable

Shift:

1st - Day

Valid Driving License:

Yes

Hazardous Material(s):

no

Required Skills:

Communication, Confidential Data Handling, Document Management, Event Planning, File Management, Management Process, Microsoft Office, Multitasking, Office Supply Inventory, Organizational Communications, Prioritization, Scheduling, Task Coordination

Preferred Skills:

Job Posting End Date:

06/19/2025

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.