Job Description

Le (la) Coordonnateur(trice) Confidentialité, Conformité et Support exécutif relève du Directeur, Excellence opérationnelle et Conformité. Le poste soutiendra le Directeur Excellence opérationnelle et Conformité et le responsable Confidentialité et Conformité, en étant le premier et principal point de contact pour les questions opérationnelles liées à la confidentialité et à la conformité. Ce rôle, conjointement avec le responsable Confidentialité et Conformité, est responsable de la mise en œuvre et du maintien des programmes requis de conformité et de confidentialité pour le Canada et de veiller à ce que le marché canadien respecte globalement ses obligations en matière de conformité.

Conformément aux fonctions de double soutien propres à ce poste, des interactions avec tous les niveaux de l’organisation sont nécessaires, avec tous les départements, y compris les responsables confidentialité/conformité Santé humaine et le Directeur exécutif Conformité santé animale Amérique du Nord pour le soutien et le partage des meilleures pratiques.

Responsabilités (non exhaustif) :

70 % — Soutien au Directeur Excellence opérationnelle et Conformité et au responsable Confidentialité et Conformité :

• Examiner les politiques globales et divisionnaires, et mettre en œuvre des variantes locales de politiques ou de procédures opérationnelles (SOP) si nécessaire, afin d’assurer la conformité du marché canadien.

• Agir en tant que principal point de contact canadien pour les questions opérationnelles et pour les formations de remise à niveau dans tous les domaines d’activité afin d’assurer la conformité pour des activités clés telles que les événements, le recrutement de les Professionnels des soins pour animaux, les subventions, dons et contributions caritatives, le parrainage, les directives et décisions relatives aux cadeaux.

• Évaluer la performance des programmes de conformité et de confidentialité de l’organisation au moyen d’indicateurs clés et d’audits internes. Superviser la mise en œuvre des actions correctives si nécessaire.

• Identifier de manière proactive les opportunités d’améliorer l’atténuation des risques de conformité.

• Soutenir les audits internes mondiaux avec le Directeur Excellence opérationnelle et Conformité et diriger la consolidation et l’exécution des plans et des actions correctives en réponse.

• Assister aux réunions / séances d’information / événements du Réseau Confidentialité / Conformité de notre entreprise Canada selon les besoins, tels que les semaines de sensibilisation à la confidentialité et les réunions mensuelles du Global Privacy Office.

• Surveiller la conformité aux écofrais avec le partenaire de notre entreprise Animal Health Canada et déclencher les actions connexes si nécessaire.

• Fournir des formations de remise à niveau et aux nouveaux employés selon les besoins.

25 % — Support exécutif auprès du Directeur général de notre entreprise Animal Health Canada:

• Organisation des déplacements et tâches connexes (notes de frais, etc.).

• Création et gestion de documents corporatifs et sensibles (présentations, organigrammes, etc.)

• Logistique des réunions de l’équipe de direction: planification, animation, prise de notes, etc.

• Participation à divers projets de notre entreprise Animal Health Canada.

• 5 % — Soutien à d’autres rôles administratifs (Business Operations Senior Associate, Marketing Senior Associates, Événements et Communications) lors de pics saisonniers, de situations urgentes ou pour un soutien ponctuel en raison d’une charge de travail élevée.

Qualifications:

• Formation: Diplôme technique/ diplôme d'études collégiales / diplôme universitaire un atout.

• Deux à cinq ans d’expérience en support aux opérations commerciales et en conformité / assurance qualité.

• Forte et démontrée culture de conformité.

• Maîtrise de Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Internet Explorer, Outlook) essentielle. Connaissance de SAP un atout.

• Sens avéré de l’auto-organisation, compétences en gestion de projet et grande attention aux détails.

• Capacité à établir des relations positives entre les fonctions.

• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.

• Leadership, sens de l’action et orientation vers les résultats.

• Excellentes compétences en communication (écrite et orale).

• Connaissance de l’industrie de la santé animale un atout.

• Français écrit et parlé si vous résidez au Québec. L’anglais est un atout pour les relations d’affaires avec des intervenants nationaux et internationaux.

Conformément à la Stratégie de milieu de travail hybride de notre entreprise, ce poste sera exécuté au moyen d’une combinaison de travail à distance et de travail en personne (siège social de Kirkland) en fonction de la nature du travail à effectuer.

Nous sommes fiers d'être une entreprise qui embrasse la valeur de rassembler des personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide d’innover est de rassembler des gens de diverses opinions dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre en question avec respect les problèmes de réflexion et d’approche de l’un et de l’autre. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous sommes déterminés à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié.

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Secondary Language(s) Job Description:

The Privacy, Compliance and Executive Support Coordinator reports to the Director, Operational Excellence & Compliance. The role will support the Director, Operational Excellence & Compliance, Privacy and Compliance steward, by being the first and main point of contact for Privacy and Compliance operational questions. The role, along with the Privacy and Compliance steward, is accountable to implement and sustain the required Compliance and Privacy programs for Canada and ensure the Canadian market sustains its overall compliance.

As per the dual support functions pertaining to this role, interactions with all levels of the organization are required, with all departments, including the Human Health privacy/compliance stewards and our Company's Animal Health North America Compliance Executive Director for support and best practice sharing.

Responsibilities include, but not limited to:

70% - Support the Operational Excellence & Compliance Director, Privacy and Compliance steward by:

• Reviewing global and divisional policies and implementing local policy or Standard Operating Procedures variances when needed, to ensure the Canadian market is compliant.

• Acting as the primary Canadian point of contact for operational questions and refresher training in all business areas to ensure compliance for key activities such as events, Animal Health Care Professionals hiring, Grants, Donations and Charitable Contributions, sponsorship, gifts guidance and decisions.

• Assessing the organizational Compliance and Privacy programs performance through Key Performance Indicators and internal audits. Oversee Corrective and Preventative Action implementation when needed.

• Identifying proactively opportunities to better mitigate compliance risks.

• Supporting Global internal audits with the Director Operational Excellence & Compliance and leading Corrective and Preventative Action plans response consolidation and execution.

• Attending our Company's Canada Privacy Network / Compliance meetings / information sessions/events as needed such as Privacy Awareness weeks and Global Privacy Office monthly.

• Monitor e-coffees compliance with our Company's Animal Health Canada’s partner and trigger related actions when needed.

• Provide refresher and new hire trainings as needed.

25% - Executive Support to Our Company's Animal Health Canada’s General Manager:

• Travel arrangements and related tasks such as expense reports.

• Corporate and sensitive documentation creation and stewardship such as presentations, org charts, etc.

• Leadership Team (LT) meetings logistics such as planning, facilitation, meeting notes, etc.

• Our Company's Animal Health Canada various projects.

• 5% - Support to other administrative roles (Business Operations Senior Associate, Marketing Senior Associates, Events and Communications) during high seasonal demand, urgent situations or for sporadic support due to high workload.

Qualifications

• Education: Technical degree / College Diploma/ University degree is an asset

• Two to five years’ experience in sales operations support and compliance / Quality Assurance

• Strong and proven compliance mindset

• Knowledge of Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Internet Explorer, Outlook) is essential. Knowledge of SAP is an asset

• Proven self-organization, project management skills and enhanced attention to details

• Ability to create positive relations across functions.

• Ability to work autonomously and within a team

• Leadership, action, and result-driven

• Excellent communication skills (written and spoken)

• Knowledge of the Animal Health industry an asset

• French both written and spoken if located in Quebec. English is preferred for business with national and global stakeholders.

In line with our Company’s Hybrid Workplace Strategy, this position will be performed through a combination of remote work and in-person (Kirkland Head Office) based on the nature of work to be done.

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together. The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another’s thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace.

Search Firm Representatives Please Read Carefully
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status:

Regular

Relocation:

No relocation

VISA Sponsorship:

No

Travel Requirements:

No Travel Required

Flexible Work Arrangements:

Hybrid

Shift:

Not Indicated

Valid Driving License:

No

Hazardous Material(s):

N/A

Required Skills:

Compliance Assurance, Document Management, Management Process, Office Applications, Operational Excellence, Operations Support, Process Improvements, Project Management, Sales Operations, SAP Systems, Software Proficiency, Standards Compliance, Team Leadership

Preferred Skills:

Job Posting End Date:

09/24/2025

*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.